Кофехана, кафе және мейрамхана жұмысын автоматтандыру: толық талдау | Ösim

Автоматтандыру тек касса қоюмен шектелмейді. Бұл қателерді азайтып, қызмет көрсету жылдамдығын арттырып, табысты көбейтуге көмектесетін басқарудың жүйелі тәсілі. Қазір автоматтандыру — өсіп, бәсекеде алда болғысы келетін кез келген мейрамхана, кафе немесе бар үшін міндетті құрал.

Poster жүйесінде есепті реттеу бойынша сарапшы Андрей Семеняк автоматтандыруды неден бастау керек екенін, кәсіп иелері жиі жіберетін қателерді және есеп жүйесін жай сауданы бақылаумен шектелмей, табыс әкелетін құралға қалай айналдыруға болатынын бөлісті.

Автоматтандыру не үшін қажет

Автоматтандырусыз көптеген жұмыс қолмен жасалады, соның салдарынан:

қызметкерлер жиі қателеседі
есепте қателіктер орын алады
қызмет көрсету баяулайды
нақты әрі түсінікті аналитика жасалмайды

Автоматтандыру бұл мәселелерді шешіп қана қоймай, бизнесті толық бақылауға мүмкіндік береді:

сауданы кез келген уақытта бақылау — кез келген сәтте, кешкі есепті күтпей-ақ, мекеменің қанша табыс тауып жатқанын көруге болады
қор мен есептен шығаруды бақылау — жүйе қоймада не барын, не таусылып жатқанын және өнімнің қайда жұмсалып жатқанын автоматты түрде көрсетеді
түскен пайда мен тағамдардың сұранысы бойынша талдау — қай позициялар табыс әкелетінін түсінуге болады
қызметкерлерді бақылау — кім қандай операция, қанша чек жасағаны және күмәнді нәрселерді көрсетеді
қателерді азайту — қолмен енгізу қажетілігі төмендеп, тапсырыс пен есептегі шатасулар азаяды
қонақтарға қызмет көрсетуді жылдамдату — тапсырыстар асүйге тезірек жетеді, күту уақыты қысқарады
ыңғайлы есеп беру — барлық дерек автоматты түрде жиналады, Excel мен қолмен есептеудің қажеті жоқ
қашықтан басқару мүмкіндігі — мекемеде болмай-ақ, бизнесті бақылап отыруға болады

Есепсіз кәсіп жүргізген қиын. Бұл картасы бар, бірақ компасы жоқ кеме капитаны сияқты: жүзіп бара жатса да, нақты қайда және қаншалықты тиімді екені белгісіз.

Автоматтандырудағы маңызды кезеңдер

Мекемедегі процестерді талдаңыз. Автоматтандыруды енгізбес бұрын мыналарды түсіну маңызды:

тапсырыс қалай қабылданады
азық-түлік қалай есептеледі
қай жерде шығын көп
қай процестер көп уақыт алады

Осыны анықтамай, автоматтандыру нәтиже бермейді.

Есеп жүйесін дұрыс таңдау — автоматтандырудың негізі (оны POS-жүйе деп те атайды). Онда мына мүмкіндіктер болуы керек:

тапсырыс қабылдау (касса немесе планшет арқылы)
қойма есебін жүргізу
есеп қалыптастыру
қызметкерлерді бақылау

Жүйені мекеме форматына қарай таңдау маңызды: кофе сатылатын шағын нүкте, мейрамхана немесе желі.

Мәзір мен техкарталарды ретке келтіріңіз. Бұл — ең маңызды қадамдардың бірі. Не істеу керек:

барлық тағамды жүйеге енгізу
технологиялық карталарды толтыру
ингредиенттерді тағамдармен байланыстыру

Сонда жүйе өнімдерді автоматты түрде есептен шығарып, әр тағамның нақты өзіндік құнын көрсетеді.

Қойманы автоматтандырыңыз. Қойма есебі — табысты бақылаудың негізі. Автоматтандыру мыналарды қамтиды:

кіріс пен шығысты есепке алу
түгендеу жүргізу
қалдықтарды бақылау
өнім азайғанда дер кезінде хабарлама алу

Онсыз қай жерде шығындалып жатқаныңызды анықтау қиын.

Қызметкерлерді оқыту — жүйенің дұрыс жұмыс істеуінің негізі. Ол үшін:

кассирлер жүйені еркін қолдана алуы керек
аспаздар өнімнің қалай есептен шығарылатынын түсінуі керек
менеджерлер деректерге қарап, қорытынды жасай алуы керек

Интерфейс неғұрлым қарапайым болса, команда соғұрлым тез үйренеді. Күрделі әрі ескі жүйелерде мүмкіндіктер көп болғанымен, оларды меңгеру қиын: қызметкерлерді оқыту мен жаңа адамдарды үйретуге екі аптаға дейін уақыт және арнайы тренингтер қажет болуы мүмкін. Ал заманауи, түсінікті жүйелерде қызметкерлер алғашқы сағаттан-ақ жұмысқа кірісіп кетеді, мысалы, Poster жүйесінде.

Аналитика мен есептерді қосыңыз. Негізгі есептердің бірі — P&L (пайда мен шығын). Ол мынаны көрсетеді:

табыс қайдан келіп жатыр
қай жерде ақша жоғалтасыз
қандай шығын түрлері пайданы жейді

ЖИ мекеме жұмысын қалай өзгертеді

Бұрын автоматтандыру жүйелері деректерді тек жинап, тіркеумен шектелетін. Қазір олар сол деректерді талдап, шешім қабылдауға көмектеседі. Бұл өзгеріс ресторан саласында да байқалады. Мысалы, Poster Қазақстанда алғаш болып жасанды интеллектті POS-жүйеге енгізді — оны бөлек құрал емес, күнделікті жұмыстың бір бөлігіне айналдырды. Компания Postie AI көмекшісін іске қосты, онымен сөйлесіп, кеңес алуға болады.

Осының арқасында автоматтандыру жүйесінің рөлі өзгере бастады. Poster деректерді тек тіркеп қана қоймай, оларды түсінуге көмектеседі: бизнесте не болып жатыр, оның себебі неде және қай жерде өсу мүмкіндігі бар. Іс жүзінде POS-жүйе шешімдерді тез әрі дұрыс қабылдауға көмектесетін мекеменің операциялық «миына» айналады.

ЖИ — бизнеске кеңесші

Енді есептерді қолмен қарап, кестелерді ақтарудың қажеті жоқ. , Жай ғана сұрақ қойсаңыз жеткілікті — Postie AI деректерді өзі талдап, түсіндіріп береді:

қай өнімдерден шығын көп?
соңғы 6 айда қай ингредиенттер қатты қымбаттады?
әртүрлі қонақ топтары қаншалықты жиі келеді?

Postie AI тек өткен деректерді талдап қана қоймай, болжау жасауға да көмектеседі: қандай да бір өзгерістің бизнеске қалай әсер ететінін алдын ала көрсетеді.

Мысалы, қарапайым тілмен мынадай сұрақтар қоюға болады:

фудкостты 35%-ға жеткізу үшін қай позициялардың бағасын өзгерту керек?
пицца бағасын 5%-ға көтерсек, қосымша қанша пайда табамыз?
қолда бар позициялардан берілген баға мен фудкостқа сай, ең жоғары пайда әкелетін бизнес-ланч құрастыр;

Бұл тек сұраққа жауап емес, дайын сценарийлер: жүйе жағдайды саралап, қандай нәтиже шығатынын көрсетеді.

Фудкостты басқару

Postie AI табыс, өзіндік құн, маржа және көрсеткіштердің өзгерісін автоматты түрде талдайды. Ол осал тұстарды анықтап, пайда қай жерде жоғалып жатқанын түсіндіреді. Мысалы, сатып алу бағасының өзгеруі фудкостқа қалай әсер ететінін, қай санаттар нашар нәтиже беріп жатқанын және рецептегі өзгерістер шығынды қаншалықты көбейтетінін көрсетеді.

Осы деректерге сүйене отырып, Postie AI нақты шешімдер ұсынады. Мысалы, палау бағасын өзгерту, «Цезарьдың» рецептурасын оңтайландыру немесе фудкосты төмен позицияларды жетілдіру. Ұсынылған әр шешімнің нәтижесі де алдын ала көрсетіледі: ай соңында маржа мен пайда қалай өзгеретінін болжауға болады.

Содан кейін өзгерістерді бірден сынап, енгізуге болады — бірнеше шерту арқылы жүйе деректерді автоматты түрде жаңартады.

Іс жүзінде бәрі қалай жүзеге асады

Мысалы, мәзірде ең көп сатылатын тағамдардың бірі — палау. Бір ай ішінде жалпы фудкост 32%-дан 36%-ға өскенін көресіз, бірақ оның себебін қолмен есептеп анықтау қиын.

Postie AI-ды ашқанда жүйе бірден жағдайды түсіндіріп береді:

күріш пен еттің бағасы өскен
тағам бұрынғыдай жақсы сатылады, бірақ маржасы төмендеген
соның нәтижесінде пайда азайып отыр

Содан кейін Postie AI нақты шешім ұсынады:

палаудың бағасын сәл көтеру
құрамын немесе порциясын қайта қарау
басқа жеткізушілердің бағаларын салыстыру — мүмкін күріш пен етті арзанырақ алуға болады
немесе табысы жоғары тағамдарға көбірек көңіл бөлу

Ең бастысы — бағаны өзгерту туралы шешім қабылдасаңыз, Postie оны қолайлы жүзеге асыруға көмектеседі. Жаңа бағаларды «сынап» көре аласыз, ал көмекші бірден оның маржа мен фудкостқа қалай әсер ететінін есептеп береді. Барлық өзгеріс сақталады, сондықтан оларды өзіңізге ыңғайлы уақытта, мысалы, ауысым аяқталғаннан кейін, бірден енгізуге болады.

Күнделікті жұмысты автоматтандыру

Postie AI тек аналитикамен шектелмей, күнделікті жұмысты да жеңілдетеді. Мысалы, жүкқұжат пен банк үзінділерін танып, деректерді автоматты түрде енгізеді. Қолмен енгізуге 20 минут кететін жұмыс Postie AI арқылы небәрі 30 секундта орындалады.

Іс жүзінде бәрі өте қарапайым:

жүкқұжат немесе банк үзіндісін суретке түсіресіз
жүйе деректерді өзі танып оқиды
жеткізуді немесе операцияны автоматты түрде қалыптастырады
барлығын бірден есеп жүйесіне енгізеді

Postie AI қолмен жазылған мәтіндерді де тани алады. Өзіміз жасаған тәжірибеде басқарушы жүкқұжаттағы жазуды ажырата алмады, ал ЖИ-көмекші оны қатесіз оқып берді.

Автоматтандыру кезінде жиі жіберілетін қателер

Ең үлкен қателік — мекемені мүлдем автоматтандырмау. Poster деректеріне сүйенсек, Қазақстандағы мекемелердің шамамен 50%-ы әлі де есеп жүргізбейді немесе оны тек чек үшін ғана пайдаланады. Соның салдарынан бизнес иесі нақты көріністі көрмейді: ақша түсіп жатқанымен, пайда бар-жоғы түсініксіз. Есеп болмаса, пайда мөлшерін, тағамдардың өзіндік құнын және шығынның шығу көзін анықтау мүмкін емес. Қателер көбейеді: сатып алу, есептен шығару, қоймадағы сәйкессіздіктер қараусыз қалады. Нәтижесінде ақша босқа жұмсалады.

Бұдан бөлек, мекеме артық күш жоғалтады. Жүйе бірнеше минутта есептейтін жұмысты қызметкерлер сағаттап, кейде тіпті күндер бойы орындауы мүмкін. Нәтижесінде бизнес қызметкерлерге артық шығындалады, не одан әрі дамуға жұмсалатын уақыт босқа кетеді.

Қорытынды

Автоматтандыру — бір рет қосып, ұмыта салатын тапсырма емес, бұл үздіксіз жасалатын жұмыс. Жүйені енгізумен шектелмей, оны бизнеске бейімдеп, деректерді күнделікті қолдану маңызды.

Сонда ғана автоматтандыру бейберекет жұмысты жүйеге келтіріп, бизнесті басқаруға оңай әрі табысты етеді.

Бұл материалды Ösim үшін Poster компаниясы әзірледі.

Poster — Орта Азиядағы дәмханалар мен мейрамханаларға арналған алғашқы бұлтты автоматтандыру жүйесі (2013 жылдан бастап жұмыс істейді). Бір POS жүйесі барлық мәселелерді шешеді: касса, қойма, QR-мәзір, AI-көмекші, жеткізу, қаржы, талдау, CRM.

Бүгінде Poster-мен әлемнің 110 елінде 28 000 мекеме жұмыс істейді, оның ішінде Қазақстанда 2 000 клиенті бар. Күн сайын шамамен 1 800 000 чек осы жүйе арқылы өтеді.