Қоғамдық тамақтану бизнесі үшін фестиваль маусымында табысты еселеу жолдары

Жаз сайын гастрономия, музыка және түрлі тақырыптағы ондаған фестиваль өтеді. Қоғамдық тамақтану орындары үшін бұл — жеке дайындықты қажет ететін ерекше жұмыс форматы. Victory Mexican & Wild барының иесі Нина Всеволодова фестивальдерге бес жылдан астам уақыттан бері қатысып келеді. Ал Bee's Knees bar және Breakfast Martini негізін қалаушы Дмитрий Королев бұл бағытта 2016 жылдан бері жұмыс істейді. Олар фестивальге не үшін қатысатынын, оған қалай дайындалатынын және күткен нәтиже шындықпен неге жиі сәйкес келе бермейтінін бөлісті.

Фестивальге қатысудың басты мақсаты

Нинаның айтуынша, фестивальге қатысудың басты пайдасы — мекемені таныту, жаңа аудиторияға шығу және бренд танымалдылығын арттыру. Егер мекеме әртүрлі аудиториямен байланыс орнатқысы келсе, сол аудитория жиналатын фестивальдерге қатысқаны жөн. Оның пікірінше, егер жұмсалған шығын ақталып, уақыт зая кетпей, жаңа клиенттермен танысу мүмкіндігі болса, онда фестиваль сәтті өтті деуге болады. Ал егер қосымша табыс тапсаңыз, бұл тіпті керемет нәтиже.

Дмитрий бұған басқа қырынан қарап, іс-шараға қатысу жоспарын табысты арттыруға негіздейді. Оның айтуынша, көп жағдайда фестивальдер шығынсыз өтіп, кейде табыс та әкелген. Өткен жылы тек бір іс-шарада шығынға ұшыраған. Қатысудың басты мақсаты танымалдылықты арттыру болса, клиент тартатын арнайы маман болуы керек. Жұмыс нақты жоспар бойынша жүргізіледі: бір қызметкер — сусынға, екіншісі — тамаққа жауап береді, үшіншісі қаражатпен айналысады, ал төртіншісі аудиторияны қызықтырады.

Лайық фестивальді таңдау жолдары

Іс-шараға келетін аудиторияны алдын ала түсіну маңызды.

Нинаның тәжірибесінде бір фестивальде қонақтар уақытын көңілді өткізуге басымдық беріп, тағамның тек арзан нұсқаларын таңдаған. Бұл жақсы да, жаман да емес, жай ғана шара аудиториясы мен мекеме аудиториясы сәйкес келмеген. Дәл осы қағида керісінше де жұмыс істейді. Victory Mexican & Wild тұрақты түрде қатысатын іс-шаралар бар. Ол жерде адамдар жаңа дәмнен ауыз тиюге қызығады әрі оған ақша жұмсауға дайын. Мұндай аудитория кейін мекеменің тұрақты қонағына айналуы әбден мүмкін.

Дмитрий фестивальдерді қатысу мақсаты мен ерекшелігіне қарай үш санатқа бөледі: гастрономия, музыкалық және тақырыптық мерекелер. Мысалы, гастрофестивальде қонақтар үшін мекеменің концепциясы маңызды. Ал музыкалық фестивальде адамдарға тамақ пен сусынды барынша тез алып, көңіл көтеруді жалғастыру өзекті. «Мұндай шараларда бес мың адамды тамақтандырсақ та, брендімізге ешкім назар аудармады. Өйткені адам пластик ыдыстан тамақ жеп отырғанда, ол ыдыстың кімге тиесілі екеніне мән бермейді».

Фестиваль таңдау кезінде ескеретін жайттар

1. Ұйымдастырушылардың беделі. Олардың бұрын қанша іс-шара өткізгенін алдын ала біліп, пікірлерді оқып, өткен жылдардағы қатысушылармен сөйлескен жөн. Фестиваль алғаш рет өтіп жатса, ұйымдастырушылардың бұрынғы жобалары мен тәжірибесі туралы тікелей сұраңыз. Егер фестиваль туралы оның басталуына бір апта қалғанда естісеңіз, демек оның жарнамасына ешкім дұрыс көңіл бөлмеген. Мұндайда келушілер саны аз болатынын түсіну керек.
2. Дайындықты бастау уақыты. Әдетте қаңтар–ақпан айларында жазғы фестивальдердің тізімі дайын болады. Нинаның айтуынша, кейбір іс-шаралар үшін ұйымдастырушылармен қыста байланысу қажет, әйтпесе кейін бос орын қалмайды.
3. Қатысу шарттары. Барлық келісімді жазбаша бекіту маңызды. Келісімшартта ұйымдастырушының қатысушы үшін алаңда қандай жағдай жасатыны және немен қамтамасыз ететіні анық жазылуға тиіс. Тағы бір маңызды тармақ — мәзір ережелері. Онда сатуға рұқсат етілген өнім түрлері, сату орындарының саны және сусындардың бекітілген ең төменгі бағасы көрсетіледі. Кәсіби ұйымдастырушылар бір өнім түрін ұсынатын бес бірдей мекеменің қатар тұрып қалмауын әрі бағаны негізсіз түсіру жағдайларының болмауын қатаң қадағалайды.

Негізгі шығын баптары

Алаңды жалға алу және безендіру. Шарттарға байланысты жалдау бағасы 400 мыңнан 5 миллион теңгеге дейін барады. Кейбір ұйымдастырушылар электр, су, кәріз жүйесі, қоқыс жәшіктері, тіпті тоңазытқыштармен де қамтамасыз етеді. Ал басқалары тек шатыр қоятын орын беріп, әрбір қосымша қызмет үшін бөлек шот ұсынады. Фестивальге алғаш рет шығатындар үшін жұмыс аймағын жабдықтау шығынын (шатыр, тіреуіш, сату орнын безендіру) алдын ала есептеу маңызды.

Дмитрийдің тәжірибесінде бір фестивальде алаңда мүлдем ештеңе болмаған жағдай кездесті. Жарық қосу немесе қоқыс шығару сияқты қызметтердің әрқайсысына қосымша ақы сұралған. Сонымен қатар арнайы шатырды тек жалғыз аккредиттелген компаниядан ғана жалға алып, орнатуға рұқсат етілген.

Логистика. Бұған өнімдер мен жабдықты негізгі орыннан фестиваль алаңына дейін жеткізу шығыны кіреді. Егер көлік тікелей сауда орнына дейін бара алмаса, техниканы қолмен тасымалдау жолдарын ойластыру қажет. Бұдан бөлек жұмыс барысында қосымша заттар немесе азық-түлік әкелуге тура келуі мүмкін.

Ыдыс-аяқ пен жабдық. Азық-түліктен бөлек бір реттік ыдыстардың да шығынын ұмытпаған жөн. Нина мысал келтіргендей, бір стақанның құны 40–50 теңге тұрады, ал ауқымды сауда кезінде бұл қомақты сомаға айналады. Дмитрийдің бұл ретте түйген қорытындысы: фестивальдер үшін бөлек жабдық, яғни бөлек ыдыс, фритюр мен құрал-саймандар болуы керек. Сонда негізгі мейрамхана фестиваль жүктемесін сезінбей, сол күні өз қалыпты режимінде жұмыс істей береді.

Азық-түлік көлемін есептеу ерекшеліктері

Екі спикердің пікірінше, бұл — дайындық кезеңінің ең күрделі бөлігі.

Victory Mexican & Wild командасы дайындайтын өнім көлемін фестиваль кезіндегі ең жоғары ықтимал жүктемеге қарай жоспарлайды. Дегенмен Нина бұл істе сәттіліктің де рөлі зор екенін жасырмайды, өйткені әр іс-шара әртүрлі өтеді. Ал Дмитрий бұл процесті жүйелеп, автоматты формулалары бар чек-листтер әзірлеген. Мәзірдегі тағамдарды енгізгенде, кесте қажет стақан, сулық және қаптама санын өзі есептеп шығарады.

Бір фестивальге жыл сайын қатысып тұрсаңыз, келетін қонақ санын алдын ала болжау оңай: ең жоғары және ең төмен болжамдарының орташа көрсеткішін негізге алуға болады. Ал егер жаңа фестивальге қатыссаңыз немесе ұйымдастырушылардың жұмысы күмән тудырса, өнім көлемін ең төменгі шекпен есептеген жөн.

Тағы бір маңызды жайт — тағам мен сусынды қонақтарға ұсыну жылдамдығы. Бармен сусынды 15–20 секундта дайындап, ал аспаз тағамды бір минутта әзірлеуге тиіс. Егер бұл уақыт шеңберінен шығып кетсеңіз, мәзірді өзгерткен дұрыс. Себебі адамдар кезекте шексіз тұра алмайды.

Төлем қабылдау мәселесі

Фестиваль өтетін орындарда жиі байланыс нашарлап, интернет жоғалып тұрады. Егер тек төлем терминалдарына сеніп шықсаңыз, сауда қызып жатқан ең маңызды сәтте істен шыққан техникамен қалу қаупі жоғары. Дмитрий іс-шараларға әрдайым терминалмен қатар қолма-қол ақша дайындап әкеледі. Ол тауда өткен бір фестивальді мысалға келтірді: байланыс мүлдем болмай, терминалдар істемей қалған. Сол кезде тек картамен ғана төлем қабылдаған көрші мекемелер бүкіл түсімнен айырылып қалған.

Команда жұмысын ұйымдастыру

Фестивальдер көбіне жұма немесе демалыс күндері өтеді, ал бұл — кез келген тамақтану орны үшін қарбалас уақыт. Нина бұл мәселені аралас команда арқылы шешеді: қызметкерлердің бір бөлігі өз штатынан болса, қалғаны — аутсорс. Дмитрий командаға түсетін жүктемені бірінші орынға қояды: егер фестивальге келетін қонақтар саны команданың қызмет көрсету мүмкіндігінен асып кетсе, күрделі әзірлеуді қажет етпейтін тағам ұсынады немесе іс-шараға қатысудан мүлдем бас тартады.

Фестиваль — физикалық тұрғыдан өте ауыр жұмыс. Таңертең ерте келіп, жабдықтарды түсіріп, ауысым бойы үзіліссіз жұмыс істеп, кейін бәрін қайта жинап, мейрамханаға жеткізіп, тағы да көліктен түсіріп, жуып, орындарына қою қажет. Дмитрий алаңға баратын жолы ыңғайсыз, логистикасы нашар фестивальге тап болғанын еске түсірді. Ауыр жабдықты екі шақырым бойы қолмен тасуға тура келген. Қызметкерлер фестиваль басталмай жатып-ақ шаршап қалған. Іс-шаралардағы жұмыс негізгі міндеттерден тыс күш пен төзімділікті талап ететіндіктен, қызметкерлерге жоғарылатылған тариф бойынша ақы төленеді.

Сәтсіздіктер мен күтпеген жағдайлар

Өнім тапшылығы. Нинаның тәжірибесінде мынадай оқиға болған: қызметкерлер фестивальге арнап дайындалған өнімді мейрамханаға арналған қормен шатастырып, іс-шара қарсаңында жұмсап жіберген. Соның салдарынан бүкіл өнімді шұғыл түрде қайта дайындауға мәжбүр болды.

Баға бақылауының болмауы. Дмитрий бір қатарда 36 бар тұрған, ал ұйымдастырушылар қатысушылар санын да, ең төменгі баға шегін де реттемеген бір фестивальді мысалға келтірді. Олар коктейльдерді 2 мың теңгеден сатып жатқанда, көршілері өнімдерін екі есе арзан бағамен ұсынған.

Келушілердің аз болуы. Бұл жағдайды екі спикер де ең ауыр әрі сәтсіз тәжірибе деп атайды. Ұйымдастырушылар 10 мың қонақ келеді деп уәде берген іс-шараға іс жүзінде 500-ге жуық адам келген. Оның үстіне келген жұрт не болып жатқанын түсінбей, тағам мен сусынның бағасына таңырқаумен болған.

Алғаш рет қатысатындарға арналған чек-лист

☐ Басты мақсатты анықтаңыз: танымалдылықты, табысты немесе қонақ ағынын арттыру

☐ Фестиваль аудиториясының ерекшелігін ескеріңіз

☐ Өзіңізді танытудың ерекше тәсілін ойластырыңыз

☐ Ұйымдастырушыны мұқият зерттеңіз

☐ Барлық шартты жазбаша бекітуді талап етіңіз: интернет, жарық, су, алаңға көлік баратын жолдың болуы, мәзір мен баға саясатына қатысты ережелер келісімшартта анық жазылуға тиіс

☐ Күтпеген шығынды қоса алып, бүкіл бюджетті алдын ала есептеңіз

☐ Мәзірдегі тағамдарды дайындау уақытын тексеріп, жартылай дайын өнімдер әзірлеңіз

☐ Төлем қабылдаудың барлық мүмкін жолдарын қарастырыңыз

☐ Фестиваль үшін негізгі мекемедегі жабдықтан бөлек жабдық жиынтығын ұйымдастырыңыз

☐ Іс-шараға тек ауыр еңбекке шыдай алатын қызметкерлерді алыңыз

☐ Ауа райы бұзылса не келушілер аз болса да, оның шығынын ешкім өтеп бермейтінін ұмытпаңыз

☐ Фестиваль аяқталғаннан кейін әрбір кіріс пен шығыс бабы бойынша жоспарланған және нақты нәтижелерді кестеге енгізіп салыстырыңыз. Қайта қатысудың қаншалықты тиімді екенін және нені өзгерту керегін нақты сандар ғана көрсетеді