Как и зачем заведениям участвовать в фестивалях и как не уйти в минус

Каждое лето проводятся десятки фестивалей: гастро, музыкальные и тематические. Для заведений это отдельный бизнес-процесс с непредсказуемой маржой, большой физической нагрузкой и множеством переменных, которые не поддаются контролю. Владелица бара Victory Mexican & Wild Нина Всеволодова участвует в фестивалях больше пяти лет. Дмитрий Королев, владелец Bee’s Knees bar и Breakfast Martini, — с 2016 года. Они рассказали, зачем ехать на фестиваль, как к нему подготовиться и почему ожидания могут не совпадать с реальностью.

Фестивали — это про имидж или заработок

По словам Нины, это имиджевая история — про рекламу, представленность, узнаваемость. Если у тебя хорошее заведение, которое хочет взаимодействовать с разной аудиторией, нужно участвовать в фестивалях, куда эта аудитория ходит. Хорошо прошел фестиваль — это когда просто отбили все расходы, хорошо провели время и познакомились с новыми гостями. Если получилось заработать — вообще отлично.

Дмитрий смотрит на это шире и строит стратегию участия, чтобы заработать. По статистике его заведение чаще всего выходило в ноль либо в плюс. В минус в прошлом году они ушли только на одном мероприятии. Он считает, что если цель — узнаваемость, нужен отдельный человек в команде. Тот, кто ходит по фестивалю, рассказывает о заведении и вовлекает людей. Должна быть стратегия: один отдает напитки, второй — еду, третий — рассчитывает, а один свободный — работает с аудиторией.

Как выбрать подходящий фестиваль

Важно понять заранее, кто придет на мероприятие.

Нина вспоминает, что на одном фестивале люди выбирали опции дешевле, потому что в приоритете было хорошо провести время. Это не хорошо и не плохо — просто это была не их аудитория. Тот же принцип работает в обратную сторону. Есть фестивали, где Victory Mexican & Wild участвует регулярно. Там людям интересно попробовать что-то новое, и они готовы за это платить. Такая аудитория, скорее всего, потом вернется в бар.

Дмитрий разбивает фестивали на три типа с совершенно разной логикой участия: гастро- и музыкальные фестивали, тематические шоу. Например, на гастрофестивале гостям интересен концепт заведения. А на музыкальном фестивале людям важно быстрее получить еду и напиток и продолжить веселиться: «Мы накормили пять тысяч человек. Никто нас не заметил. Потому что человек ест из пластиковой тарелки — ему все равно, чья это тарелка».

На что смотреть при выборе

Репутация организаторов. Нужно заранее узнать, сколько фестивалей они уже провели, читать отзывы, общаться с участниками прошлых лет. Если фестиваль новый — спрашивать напрямую, была ли у команды история с похожими мероприятиями и насколько успешно прошло. Если узнали про фестиваль за неделю до начала — скорее всего, рекламой никто толком не занимался, и людей будет мало.
Сроки. Обычно в январе—феврале уже есть список фестивалей на лето. Нина говорит, что для некоторых мероприятий нужно связываться с организаторами сразу зимой, иначе мест просто не будет.
Условия участия. Здесь важно фиксировать все письменно. В договоре должно быть четко прописано, что организатор предоставляет на площадке. Еще один важный пункт — правила по меню: что можно продавать, что нельзя, есть ли минимальная цена на напитки и сколько точек будет на площадке. Хорошие организаторы контролируют, чтобы не было пяти точек с одинаковыми предложениями и демпинга по ценам.

Основные статьи расходов

Аренда и оформление места. Аренда составляет от 400 тыс. до 5 млн тенге в зависимости от условий. Одни организаторы обеспечивают свет, воду, канализацию, мусорные баки и даже холодильники. Другие сдают только территорию под палатку и выставляют счет за каждую дополнительную услугу. Для тех, кто едет в первый раз, необходимо рассчитать стоимость организации рабочего пространства: тент, стойка, оформление точки.

Дмитрий рассказывает, что на одном фестивале они столкнулись с тем, что у них абсолютно ничего не было на площадке. За организацию света или уборку мусора просили дополнительную плату. Требовали установку специальной палатки, которую можно было взять в аренду только у единственной аккредитованной компании.

Логистика. Организация логистики включает в себя доставку от заведения до места проведения фестиваля. Если транспорт не может подъехать вплотную к площадке, нужно продумать перенос оборудования до точки вручную. Кроме того, в процессе работы может возникнуть необходимость в дополнительном подвозе вещей или продуктов.

Посуда и оборудование. Кроме расходов на продукты, нужно помнить и о тратах на посуду. Нина приводит пример: один стаканчик стоит 40–50 тенге, а когда их много — это уже большая сумма. Вывод, к которому пришел Дмитрий: для фестивалей должно быть отдельное оборудование. Свои боксы, свой фритюр, своя утварь. Тогда ресторан в этот день будет работать в штатном режиме, не чувствуя нагрузку фестиваля.

Как считать продукты

Это, по словам обоих спикеров, самая сложная часть.

Команда Victory Mexico and Wild рассчитывает заготовки из максимально возможной производительности заведения на фестивале. Но Нина признается, что удача здесь играет не последнюю роль, ведь каждый фестиваль проходит по разному. Дмитрий выстроил систему: чек-листы с автоматическими формулами. Вписываешь позицию меню — таблица сама считает количество стаканов, салфеток, упаковки.

Когда участвуешь в одном и том же каждый год, примерно знаешь, чего ждать. Можно брать среднее между оптимистическим и пессимистическим прогнозом количества клиентов. Если фестиваль незнакомый или организатор вызывает сомнения — лучше брать по нижней границе.

Еще один критичный момент — скорость отдачи. Бармен должен отдавать напиток за 15–20 секунд. Повар — собирать блюдо не дольше минуты. Если не укладывается — лучше поменять меню. Люди не могут стоять в очереди бесконечно.

Прием оплаты

На фестивалях часто нет нормального сигнала. Если взять только терминалы — можно оказаться с нерабочим оборудованием в самый горячий момент. Дмитрий всегда приезжает с терминалом и наличными. Вспоминает случай в горах: сигнала не было, терминалы не работали. Рядом стояли точки, которые принимали только карту, — и потеряли всю кассу.

Как это устроено со стороны команды

Фестивали чаще всего проходят в пятницу или выходные — самые загруженные дни для любого заведения. Нина решает этот вопрос смешанным составом: часть своих сотрудников, часть — аутсорс. Дмитрий выстраивает стратегию, при которой приоритетом становится нагрузка на команду: если фестиваль заявляет больше гостей, чем команда может обслужить, нужно упростить меню или отказаться от участия.

Фестиваль — это физически тяжелое мероприятие. Приехать рано утром, разгрузить оборудование, отработать смену, собраться, отвезти все в заведение, разгрузить, помыть, расставить по местам. Дмитрий рассказывает о фестивале, где площадка не имела нормального подъезда и организаторы об этом не предупредили. Оборудование несли на руках — километр туда, километр обратно. Люди были измотаны еще до начала фестиваля. Поскольку работа на фестивалях сопряжена с высокой физической нагрузкой помимо основных обязанностей, персонал получает оплату по повышенным ставкам.

Факапы

Заготовки, которых нет. Нина вспоминает случай: сотрудники перепутали заготовки для фестиваля с едой для заведения и израсходовали их накануне. Пришлось переделывать все в авральном режиме.

36 баров без контроля цен. Дмитрий рассказывает о фестивале, где в одном ряду стояло больше трех десятков баров, а организаторы не регулировали ни количество участников, ни минимальные цены. В то время как они продавали коктейли по 2 тыс. тенге, соседи предлагали цену вдвое ниже.

Пустая площадка. Это называют самым болезненным опытом оба. Мероприятие, где обещали 10 тыс. гостей, а по факту оказалось около 500 — люди, которые не понимали, что происходит, и удивлялись ценам.

Чек-лист для тех, кто едет впервые

☐ Определите цель: маркетинг, заработок или трафик в заведение

☐ Учитывайте аудиторию фестиваля

☐ Подумайте над оригинальным способом заявить о себе

☐ Изучите организатора: надежность, опыт, отзывы

☐ Запросите условия письменно: сигнал, свет, вода, подъезд к площадке, какие правила по меню и ценам

☐ Посчитайте все заранее, включая непредвиденные расходы

☐ Проверьте меню на скорость, сделайте заготовки

☐ Предусмотрите все способы оплаты

☐ Организуйте отдельное оборудование для фестивалей

☐ Берите в команду только тех, кто выдержит физическую нагрузку

☐ Помните, что погода и пустая площадка — риски, которые никто не компенсирует

☐ После окончания фестиваля внесите все в таблицу план-факт по каждой статье расходов и доходов. Только с цифрами можно понять, стоит ли ехать на этот фестиваль снова и что изменить.