Как проводить инвентаризацию

Сверить цифры с тем, что есть на складе, в кассе или на балансе, помогает инвентаризация. Она обязательна для тех, кто ведет бухгалтерский учет — ТОО, ИП на ОУР и СНР розничного налога, для остальных предпринимателей — по желанию. Комиссия проверяет товары и имущество, а также финансовые обязательства — долги, резервы, займы. Расскажем, когда проводить инвентаризацию, как правильно оформить документы и какие ошибки могут привести к штрафам.

Что такое инвентаризация и зачем она нужна

Инвентаризация — это сверка наличия активов (товаров, материалов, оборудования, денег) с данными бухучета. Позволяет выявить излишки или недостачи, подготовиться к налоговой или финансовой отчетности, навести порядок в учете.

В зависимости от ситуации делится на:

• плановая — проводится раз в год перед годовой отчетностью
• внеплановая — при смене материально ответственного лица, перед налоговой проверкой, при реорганизации, после пожара, кражи, хищения
• полная — проверяются все активы предприятия
• выборочная — только отдельные группы имущества, например, склад или касса

Когда нужно проводить инвентаризацию

Раз в год перед сдачей годовой отчетности проводится обязательно, а дальше — по мере необходимости. Каждая компания сама решает, когда проводить инвентаризацию — периодичность определяются внутренними документами. Руководитель устанавливает график — ежеквартально, раз в полгода или по завершении каждого проекта, в зависимости от масштаба и специфики деятельности, а также прописывает список того, что нужно проверить.

Есть ситуации, когда инвентаризация обязательна:

• перед годовой финансовой отчетностью
• при смене материально ответственного лица
• при выявлении фактов хищения или ущерба
• при ликвидации или реорганизации компании

Если у вас небольшой бизнес, то можно провести инвентаризацию без бухгалтера, но все равно нужно правильно составить акты, описи и итоговые документы. Инвентаризация нужна не только для товаров. Даже если вы ничего не продаете, у вас могут быть основные средства, например, ноутбуки, мебель, а также деньги в кассе или на счету, долги или резервы. Это тоже нужно проверять. С этим обычно помогает бухгалтер или сервисы бухгалтерского аутсорсинга.

Если вы ИП на патенте или упрощенке без бухучета, инвентаризация не обязательна, но добровольно делать ее полезно — чтобы понимать, что есть и где можно оптимизировать.

Этапы проведения инвентаризации

1. Создается постоянная комиссия — в начале года руководитель издает приказ о проведении плановых инвентаризаций. В комиссию входят штатные работники, иногда внешние аудиторы, главное, чтобы материально ответственные лица не входили в нее.
2. Идет подготовка — за несколько дней до начала комиссия изучает материалы предыдущей инвентаризации и что принято по ее итогам. До инвентаризации нужно обработать все документы по движению имущества, вывести остатки, получить от ответственных лиц расписку о том, что все ценности оприходованы, а документы переданы в бухгалтерию. Материальные ценности сортируют, маркируют, помещения для хранения — опломбируют.
3. Проходит сама инвентаризация — комиссия проверяет имущество в полном составе с участием материально ответственного лица. Результаты заносят в инвентаризационные описи. Ошибки в описях исправляют зачеркиванием и подтверждают подписями всех членов комиссии. При большом объеме имущества используются ярлыки, при необходимости — программное обеспечение. Если инвентаризация не завершена за день, помещения опечатывают.
4. Завершение инвентаризации — в конце инвентаризационной описи материально ответственное лицо расписывается в том, что проверка прошла в его присутствии и без претензий. Бухгалтерия составляет акты инвентаризации и сравнительные ведомости.
5. Подводят итоги — комиссия анализирует расхождения, запрашивает объяснения от ответственных лиц. Недостачи списываются, излишки принимаются на баланс, исправляются ошибки. Все это оформляется актами и приказом.

Какие формы документов нужно использовать

Есть утвержденные формы первичных учетных документов, среди которых:

• Инв-1 — Акт инвентаризации запасов, находящихся в пути
• Инв-10 — Инвентаризационная опись запасов
• Инв-13 — Инвентаризационный ярлык запасов
• Инв-18 — Сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов

Полный перечень всех утвержденных форм можно посмотреть тут.

Что будет, если не делать инвентаризацию

Если не проводить инвентаризацию, можно пропустить проблемы — недостачи, кражи, ошибки в учете. При налоговой проверке или при ликвидации, органы могут наказать не напрямую «за непроведение инвентаризации», а за неверные данные в отчетности — штраф от 100 до 500 МРП (от 393 200 тенге до 1 966 000 тенге в 2025 году).

Особенно рискуют те, кто работают с товаром и деньгами, — если что-то не сходится, виноват будет предприниматель, поэтому проще и безопаснее проводить инвентаризацию по графику, все фиксировать и хранить документы. Это защитит бизнес.

Инвентаризация важна перед отчетностью, при смене сотрудников или внештатных ситуациях. Проводить ее можно без бухгалтера, но с обязательным оформлением всех документов. Даже если предприниматель не обязан ее делать — лучше проводить, это порядок в учете, спокойствие при проверках и понимание, где бизнес может терять деньги.