Что такое «Виртуальный склад»

Часть казахстанских предпринимателей — импортеры алкоголя, нефтепродуктов и ряда других товаров — обязаны фиксировать оборот товара в отдельной государственной системе. Разбираемся, что такое «Виртуальный склад», кто должен с ним работать и что он дает бизнесу.

Что такое «Виртуальный склад»

«Виртуальный склад» (ВС) — это модуль информационной системы электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ), который в режиме реального времени отслеживает движение определенных товаров.

По сути, это цифровая копия реального склада. Компания заводит в системе электронные (виртуальные) склады — их количество должно соответствовать количеству реальных точек хранения и продажи. Если у компании три склада и четыре магазина, в системе должно быть семь соответствующих виртуальных складов — иначе корректно вести учет не получится.

В «Виртуальном складе» предприниматели фиксируют:

• остатки товаров на начало учета
• поступление импортированных или произведенных товаров
• продажу товаров внутри Казахстана

Модуль встроен в ИС ЭСФ, и налоговые органы видят движение товара на каждом этапе: от пересечения границы или выпуска с производства до конечной продажи или списания. Основная цель ВС — сделать оборот товаров прозрачным и автоматизировать контроль.

Кому обязательно вести учет

Учет на «Виртуальном складе» нужно вести только по товарам из перечня:

• отдельные категории алкогольной продукции и спирты
• нефть и нефтепродукты
• нефтяные газы и газообразные углеводороды
• эфиры, альдегиды, кетоны и хиноны
• холодильное оборудование

Список меняется практически ежегодно, перед началом работы стоит сверяться с актуальным перечнем.

Обязанность распространяется на всех, кто производит, ввозит или продает такие товары, независимо от того, состоит ли предприниматель на учете по НДС. Если товар не входит в перечень, вести по нему учет на ВС не нужно — достаточно ЭСФ.

Как зарегистрироваться в «Виртуальном складе»

Модуль расположен на портале ИС ЭСФ. Тем, кто уже работает в информационной системе, отдельная регистрация в «Виртуальном складе» не нужна.

Новым пользователям сначала нужно зарегистрироваться в самой системе ЭСФ. Необходимы доступ к ЭЦП (или мобильному приложению eGov mobile) и камере.

О том, как работать в ИС ЭСФ, подробнее можно узнать здесь.

Как работать в ВС

Большая часть данных попадает в ВС автоматически, из уже действующих документов:

• по импортированным товарам сведения появляются после пересечения границы
• по товарам, купленным для перепродажи, — из ЭСФ поставщика
• по товарам собственного производства — через форму «Производство», где нужно вручную указать наименование, характеристики и данные о происхождении товара

Списание происходит по ЭСФ, которую продавец выставляет покупателю, либо через формы «Списание» и «Внутреннее перемещение». Система сама подставляет в ЭСФ данные, уже занесенные на склад, и не позволяет списать больше товара, чем на нем числится — это исключает случайные ошибки в учете.

По вопросам касаемо «Виртуального склада» можно обратиться по почте esfsd@kgd.minfin.gov.kz. Также есть памятка по работе с модулем.

Что это дает бизнесу

«Виртуальный склад» упрощает учет товаров: многие операции в системе взаимосвязаны, поэтому часть данных заполняется автоматически, а вероятность ошибок уменьшается. Кроме того, в одной системе можно отслеживать движение товаров по каждому складу и торговой точке. Также налоговым и таможенным орган станет проще отслеживать оборот чувствительных товарных групп через ВС.