Компания басшысының ЭЦҚ-сын үшінші тұлғаларға беру
Бухгалтерлермен енді қалай заңды түрде жұмыс істеуге болады
Мақаланың мазмұны
Кәсіпкерлерге электрондық цифрлық қолтаңбаны (ЭЦҚ) бухгалтерлерге, аутсорсингке немесе басқа қызметкерлерге беруге болмайды. Бұл заңмен тыйым салынған ереже және оны бұзғаны үшін айыппұл салынады. Бұрын бұл тәжірибе ЖК мен ЖШС арасында қалыпты жағдай еді, бухгалтерлер компания басшысының рұқсатымен оның ЭЦҚ-сын пайдаланатын. Енді бұл әрекет үшін жауапкершілік бизнес иесіне де, біреудің ЭЦҚ-сын пайдаланған бухгалтерге де жүктеледі. Жұмысты қалай заңды әрі қауіпсіз ұйымдастыруға болатынын осы мақалада түсіндіреміз.
Өзгерген жайттар мен қарастырылатын айыппұлдар
2025 жылғы 13 наурыздан бастап ҚР ӘҚБтК-ке енгізілген өзгерістер күшіне енді — егер бұрын ЭЦҚ кілтін тек басқа адамға бергеніне айыппұл салынатын болса, енді біреудің ЭЦҚ-сын пайдаланғаны үшін де жауапкершілік қарастырылған, тіпті ол директордың ЭЦҚ-сын қолданған бухгалтер болса да.
- ЭЦҚ-ны заңсыз бергені үшін: шағын бизнес — 15 АЕК (2025 жылы 58 980 теңге), орта бизнес — 30 АЕК (2025 жылы 117 960 теңге), ірі бизнес — 150 АЕК (2025 жылы 589 800 теңге) төлейтін болады
- басқа адамның ЭЦҚ-сын пайдаланғаны үшін: шағын бизнес — 100 АЕК (2025 жылы 393 200 теңге), орта бизнес — 150 АЕК (2025 жылы 589 800 теңге), ірі бизнес — 200 АЕК (2025 жылы 786 400 теңге) төлейді
Бірақ бухгалтерлік есепті ЭЦҚ-сыз жүргізу мүмкін емес. ЭЦҚ арқылы бухгалтерлер салық есептілігін тапсырады, электрондық шот-фактураларын рәсімдеп, оларға қол қояды, e-otinish арқылы өтініш береді, анықтамалар алады, мемлекеттік органдарға тіркеу жасайды, хабарламалар жібереді. Мұның бәрі — олардың күнделікті жұмысының бір бөлігі. Тіпті штаттағы бухгалтер де, өз міндеттерін орындау үшін басқа біреудің ЭЦҚ-сын қолдануға мәжбүр болады.
Жаңа айыппұлдар енгізілгеннен кейін, бизнес алдында бұдан шығар заңды жол бар ма деген сұрақ туындады.
Заңды түрде жұмыс істеу тәсілі
Бизнеске ЭЦҚ-мен жұмыс істеудің тек екі заңды әрі қауіпсіз жолы қалды.
Сенімхат рәсімдеу және өкілеттілік беру
Бизнеске ресми түрде сенімхат рәсімдеу керек — бұл құжат бухгалтерге немесе қызметкерге компания немесе ЖК атынан әрекет етуге рұқсат беретін құжат:
- ЖК үшін — бухгалтердің кәсіпкер атынан құжаттарға қол қою құқығы туралы нотариалдық сенімхат
- заңды тұлғалар үшін — өкілеттіктері мен мерзімі көрсетілген бұйрық немесе сенімхат
Бірақ бір сенімхаттың өзі жеткіліксіз. Қызметкер өзінің ЭЦҚ-сымен құжаттарға қол қою үшін компания басшысы оған тиісті құқықтарды ресми түрде беруі керек. Мұндай мүмкіндік тек заңды тұлғаларда ғана бар. Қол қою құқығын беру үшін ЖШС басшысы мына әрекеттерді жасауы тиіс:
- ҚР Ұлттық куәландырушы орталығының сайтындағы жеке кабинетке кіру
- «Өкілеттілікті табыстау» бөліміне өту
- ЖСН енгізу арқылы қол қою құқығы бар қызметкерді тағайындау
Бұл жағдайда қызметкер өз ЭЦҚ-сын пайдаланып, компания атынан құжаттарға қол қоя алады.
Тағы да ескертеміз — ресми сенімхат басқа адамның ЭЦҚ-сын пайдалануға рұқсат бермейді — ол тек біреудің атынан әрекет ету құқығын растайды. Бөгде адамның ЭЦҚ-сын пайдалануға заң жүзінде тыйым салынады.
ЖК-ға келетін болсақ, оның ЖШС сияқты портал арқылы құқықтарды табыстау мүмкіндігі жоқ. ЖК тек бухгалтерге нотариалдық сенімхат рәсімдей алады. Бірақ сонда да бухгалтер ЖК ЭЦҚ-сын әлі де пайдалана алмайды. Қазіргі уақытта бухгалтерге ЖК атынан өз қолымен жұмыс істеуге мүмкіндік беретін техникалық механизм іске асырылмаған. Сондықтан кәсіпкерлерге ЭЦҚ-мен жұмыс істеудің екінші нұсқасы ғана қалады — бұл құжаттарға жеке қол қою.
Құжаттарға жеке қол қою
Бұл ең сенімді әрі заңға сай нұсқа. Компания басшысы ЭЦҚ-ны жеке компьютеріне орнатып, барлық қажетті құжаттарға — салық есептілігіне, шот-фактураларға, хабарламаларға және тағы басқа құжаттарға өзі қол қояды.
Иә, бұл тәсіл көбірек уақыт алуы мүмкін, әсіресе егер кәсіпкер бухгалтермен аутсорсинг арқылы жұмыс істеген жағдайда. Бірақ заң тұрғысынан бұл — қосымша рәсімдеуді қажет етпейтін, ең қауіпсіз тәсіл.
ЖШС немесе ЖК аутсорсингтегі бухгалтерді кеңсеге шақырып, оның қатысуымен құжаттарға қол қоя алады немесе процесті қашықтан ұйымдастырады — бухгалтер Zoom арқылы не істеу керектігін түсіндіріп отырады, ал кәсіпкер құжаттарға қол қояды.
Кәсіпкерлер бухгалтерге өз ЭЦҚ-ларын енді бере алмайды — бұл заң бұзушылық болып саналады және бизнеске қауіп төндіруі мүмкін. Жұмыс барысында әр қызметкер тек өз ЭЦҚ-сын пайдалануы тиіс. Егер бизнес әлі де ескі әдіспен жұмыс істеп жатса, процестерді қайта қарастыратын уақыт келді — сенімхат рәсімдеп, өкілеттілікті ҚР ҰКО арқылы табыстау немесе құжаттарға өзіңіз ғана қол қоюыңыз керек. Бұл бизнесіңізді айыппұлдардан қорғайды және бухгалтерлік есептің тұрақты жұмысын қамтамасыз етеді.