Списание продуктов в общепите: где теряются деньги и как их вернуть

Сфера общественного питания в Казахстане растет, но вместе с ней и количество ошибок в управлении. У одних заведения масштабируются быстро, у других при схожем потоке гостей постоянно «пропадают» продукты и деньги. Причина почти всегда одна — хаос в учете. Сегодня грамотная работа с калькуляциями, складом и себестоимостью превращается в ключевой фактор выживания на рынке. Вместе с Евгением и Сергеем Бондаревыми, руководителями проекта HoReCa Expert, разбираемся, как кафе и рестораны теряют деньги на продуктах, что чаще всего уходит в минус и какие системы помогают держать цифры под контролем.

Калькуляции и программа учета

Первое, что отличает устойчивое заведение от хаотичного, — это структурный учет. Он начинается с технологических карт. У каждой позиции меню, будь то пицца, бургер или чашка кофе, должна быть калькуляция: четко указаны ингредиенты, вес, потери при обработке, себестоимость и конечная цена.

Продажа блюда должна автоматически вызывать списание нужного количества продуктов со склада. Если калькуляции нет или она не внесена в программу, учет превращается в гадание: остатки не сходятся, себестоимость искажена, а прибыльность блюд невозможно оценить объективно.

Главный шаг — внедрение программы учета, которая фиксирует все операции: продажи, списания и остатки. На рынке Казахстана чаще всего используют iiko, R-Keeper, Poster POS и Dodo IS — это системы, которые автоматизируют кассу, склад и финансовый учет.

С переходом отрасли на онлайн-кассы и цифровизацию фискальных данных такие решения становятся стандартом: они интегрируются с CRM и бухгалтерией, формируют отчеты по выручке, себестоимости и потерям. Это позволяет собственнику видеть не просто оборот, а реальную маржу по каждому блюду.

Хороший показатель, когда первичные данные совпадают с фактическими остатками при ревизии. Если расхождения превышают 3–5%, значит, где-то проседает учет. Возможные причины: повар не списывает продукты после приготовления, поставка не внесена в систему или кладовщик изменил данные вручную.

«Учет — это не софт, а культура. Можно купить любую программу, но если ее ведут от случая к случаю, эффект нулевой. Главное — не система, а дисциплина: чтобы каждый знал, за что отвечает, и вносил данные вовремя. Мы видели десятки заведений, где стоит хорошая программа, но цифры не сходятся просто потому, что никто ею не пользуется по правилам».

Ручные списания и скрытые расходы

Не все операции выполняются автоматически. Потери, порча и просрочка фиксируются вручную, чаще всего через акт. В нем указывают дату, категорию товара, причину и ответственного сотрудника. Документ обычно подписывают два человека — повар или кладовщик (как материально ответственное лицо) и администратор или управляющий. Они подтверждают факт списания.

Автоматическое списание применяется только для продуктов, которые теряют вес при обработке.

«Например, томаты или другие овощи при нарезке теряют часть массы. Поэтому заранее нужно определить процент потери, скажем, 10%. Тогда, если в приход вносится килограмм, система сразу учитывает, что на выходе вес составит 900 грамм. Это позволяет заранее понимать реальную себестоимость».

Важно отметить, на кухне деньги уходят не только на продукты. Главная невидимая часть — это расходники и химия: перчатки, губки, пакеты, салфетки, моющие средства, одноразовая упаковка. Их обычно не учитывают, потому что это не продукты. Формально это мелочи, но по итогам месяца расходы могут превысить 1% от выручки, а в крупных заведениях и все 2–3%. Необходимо вести ежемесячный учет таких расходов и сравнивать динамику.

Контроль за списаниями и регулярные ревизии — важный инструмент управления. Проверку нужно проводить регулярно: кто-то делает ежедневно в конце смены, кто-то раз в неделю по категориям: мясо, овощи, соусы, алкоголь. Совпадение по ключевым позициям показывает, что учет работает, а большие расхождения становятся поводом проверить дисциплину.

Форс-мажоры и работа с ошибками

Банкеты и спецмероприятия — зона повышенного риска. План закупок формируется заранее, продукты часто закупаются под конкретный заказ. Если клиент отменяет банкет в последний момент, ресторан несет прямой убыток. Чтобы этого избежать, заведения берут предоплату не менее 50%. Эта сумма фиксируется как задаток, не подлежащий возврату при отмене.

Но форс-мажоры случаются не только с клиентами. Ошибки и потери возникают и внутри команды, когда товар испорчен, неправильно учтен или списан.

«Если человек ошибся раз — исправим. Если системно, то прощаемся. Иногда даем шанс: пересдать стандарты, пройти проверку компетенций. И очень важно: в конце каждой смены менеджер должен проговорить с сотрудниками их ошибки и успехи. Тогда люди растут, а стандарты не проседают».

Как снизить потери

Даже лучшая программа не спасет, если нет контроля и разделения ролей. Сотрудники не должны совмещать несочетаемые функции: повар не вносит приход, кладовщик не утверждает оплату, менеджер смены не корректирует себестоимость. И это только половина дела. Чтобы система реально работала, важно соблюдать простые, но жесткие правила, которые исключают хаос и потери.

• Оплата — только по безналу и дистанционно. Никакой налички в руках сотрудников. Данная мера исключает «откаты» и договоренности с поставщиками.
• Приходы в систему вносит только доверенный человек или бухгалтер. Не повар и не кладовщик, иначе данные можно подогнать под остатки.
• Собственник контролирует все закупы. Минимум — видеть, что заказано и на какую сумму. Максимум — лично утверждать оплату.
• За приемку отвечает старший смены: он проверяет накладные, сроки годности и качество товара. Поставщики нередко привозят продукцию с коротким сроком, поэтому важно тщательно все сверять при получении. Если обнаружена просрочка или несоответствие, товар сразу возвращают.

Краткий чек-лист

Чтобы сразу выстроить порядок и избежать типичных ошибок, необходимо:

• внедрить систему автоматизированного учета и научить персонал ей пользоваться
• разделить зоны ответственности
• проводить регулярные ревизии
• анализировать себестоимость и фудкост
• следить, чтобы расходники не превышали 1% от оборота
• отделять личные финансы от ресторанных

Прозрачный учет делает ресторан не просто рабочим, а предсказуемым бизнесом. Система, где собственник видит цифры, а не строит догадки, устраняет хаос и потери. В итоге все сводится к простому правилу: считать — значит управлять.