Жұмысты өзгеге сеніп тапсыруды үйрену жолдары

Нобель лауреаты, экономист Кеннет Эрроу 1972 жылы кез келген мәміле ең алдымен сенімге негізделетінін айтқан.Жұмыста да дәл солай: басшы жұмысты басқаға сеніп тапсыру үшін қызметкерге ғана емес, міндеттерді бөлісу жүйесіне де сенуі керек.Келіссөзді өзі жүргізіп, мессенджерлерде клиенттерге жауап беріп, есепті өзі жинайтын кәсіпкер түптің түбінде бәріне бірдей үлгеру мүмкін еместігін түсінеді. Жұмысты өзгеге дұрыс тапсыру жолдарын психолог Саида Налибаевамен бірге қарастырамыз.

Жұмысты сеніп тапсыру міндеттерді бөліп берумен шектелмейді

Әр қызметкер өзіне тиесілі жұмысты орындап, нәтижесіне өзі жауап берсе, бұл міндеттерді бөлу болып табылады.

Ал жетекші міндетінің бір бөлігін қызметкерге тапсырғанымен, түпкі нәтижеге өзі жауап берсе, бұл жұмысты сеніп тапсыру болып табылады.

Жұмысты басқаға тапсыратын уақыт келгенінің белгілері

Саида үш басты белгіні атап өтті:

• күш-қуаттың сарқылуы
• бәрін тастап кету — бизнестен біржолата кету туралы ойлар
• шамадан тыс жұмыстан денсаулықтың нашарлауы — ағзадағы өзгерістер артық жүктемені сезінгенге дейін байқала бастайды

Егер бизнесті дамытуға әрі стратегия құруға әл-дәрмен қалмаса, кейбір міндеттерді басқаға тапсыратын уақыт келді.

Жұмысты сеніп тапсыруға не кедергі

Кәсіпкерге компанияның алғашқы кезеңінен бері өзі атқарып келген міндеттерін басқаға тапсыру оңай емес. Психолог мынадай басты кедергіні бөліп көрсетеді:

• өз орнын жоғалтып алудан қорқу — барлық міндетті басқаға тапсырғаннан кейін өз рөлінің қаншалықты маңызды болатынына күмәндану
• өзін кінәлі сезіну — тапсырма дұрыс орындалмаса, оның салдары үшін кәсіпкердің өзі жауап беретінін ойлап алаңдау
• перфекционизм — жұмысты өзінен басқа ешкім мінсіз орындай алмайды деп ойлау
• уақытты үнемдеу — түсіндіріп, басқаға тапсырғаннан гөрі, өзі істей салғанды жылдам көру
• белгісіздік — кімге қандай жұмыс тапсырарын түсінбеу

Кәсіпкер барлық жұмысты өзі атқара берсе, өзіне көп тәжірибе жинағанымен, командасы өспейді. Бұл бизнестің болашақтағы дамуын тежейді. Саиданың айтуынша, ішкі уайымды жеңу үшін жетекші өзіне сұрақ қойып, нақты дерекке жүгінуі керек.

Мысалы: «Мен жұмыс барысын нәтижеге қол жеткізу үшін бақылап отырмын ба, әлде ішкі мазасыздығымды басу үшін бе?» Нәтижеге бағытталған бақылаудың нақты кезеңдері болады: сәрсенбі күні жобаның бастапқы нұсқасын қарап шығу, клиентке жіберер алдында сандарды тексеріп алу. Ал көңіл тыныштығы үшін бақылау — әлдеқашан тексеріліп, дұрыс орындалған жұмысты қайта-қайта тексеру. Көбіне мұндай бақылау мазасыздықты арттыра түседі.

Сеніп тапсыруға болатын жұмыс

Өзгеге тапсыруға болатын міндеттерді қарапайымынан бастап, маңыздылығы жоғары істерге дейін топтастырған ыңғайлы:

• күнделікті ұсақ-түйек жұмыс — Excel кестесіне дерек енгізу, іссапарға билет брондау, кездесуге шақыру жіберу
• біртіндеп қызметкердің тұрақты міндетіне айналатын тапсырмалар — есеп жүргізу, нарықты талдау, іс-шара ұйымдастыру
• арнайы білімді қажет ететін жұмыс (жетекшінің біліктілігі не тәжірибесі жеткіліксіз салалар) — веб-аналитиканы баптау, компанияның әлеуметтік желілерін жүргізу, келісімшартты заң тұрғысынан тексеру, салық есептілігін дайындау
• басшы атынан әрекет ету — демалыс немесе іссапар кезінде қызметкердің басшы атынан келіссөз жүргізуі немесе белгілі бір шешімдерді қабылдауы

Мұндай топтастыру қай жұмысты кімге тапсыру керегін және оны қаншалықты бақылау қажет екенін анықтауға көмектеседі.

Лайық қызметкерді таңдау

Жұмысты кімге тапсырарыңызды білмесеңіз, өзіңізден сұраңыз: «Бұл қызметкер ертең жұмыстан кетсе, маған не жетіспейді: жұмысты орындайтын адам, шешім қабылдайтын маман әлде жауапкершілікті өз мойнына алатын қызметкер ме?» Бұл сұрақ жұмыстың қай бөлігін басқаға тапсыру керегін түсінуге көмектеседі.

Таңдау жасағанда қызметкердің біліктілігі мен сенімділігіне назар аударыңыз. Саиданың айтуынша, жақсы орындаушы — ешқашан қателеспейтін адам емес. Ол — қателігін жасырмай айтып, себебін талдап, шешу жолын бірге ұсына алатын маман. Шешім қабылдағанда тек нақты дерекке сүйеніңіз. Қызметкердің тапсырманы орындай алмайтыны туралы күдік көбіне оның мүмкіндігіне емес, басшының ішкі уайымына байланысты пайда болады.

Жұмысты өзгеге тапсыру неге нәтиже бермейді

Көбіне мәселе тапсырманың дұрыс қойылмауынан туындайды. «Сату бойынша есеп дайындау» және «Жұма күні сағат 15:00-ге дейін CRM жүйесінен графиктер қосып, үш негізгі қорытындысы бар тоқсандық есеп дайындау» деген екі тапсырма бірдей көрінуі мүмкін. Бірақ бұл тапсырмалардың нәтижесі мен талаптары әртүрлі. Саида тапсырманы нақты әрі егжей-тегжейлі түсіндіруге кеңес береді.

Қызметкер жұмыстың мақсатын, мерзімін және оны орындауға қандай мүмкіндіктер барын түсінбесе, өзіне біреудің жұмысын артып қойғандай сезінеді.

Екінші себеп — кәсіпкердің жұмысты қызметкерге тапсырғанымен, алғашқы қиындық туындаған бойда «өзім істей салайын» деп бәрін өз мойнына алуы. Мұндайда команда жұмысты сапалы орындауға бұрынғыдай ұмтылмайды, себебі жетекшінің бәрібір оны өзі қайта жасап шығатынын біледі.

Осылайша жағдай тығырыққа тіреледі: жетекші мазасызданады → бақылау күшейеді → қызметкерлердің ынтасы төмендейді → жетекші олардың енжарлығын көріп, бақылауды одан әрі күшейтеді.

Жұмысты дұрыс бөліп тапсыру

Психолог бастапқыда қателіктердің болуы заңды екенін ескертеді. Қызметкерден бірден мінсіз нәтиже күтудің қажеті жоқ. Оған үнемі кері байланыс беріп отырыңыз: не сәтті шықты, ал келесі жолы нені жақсартуға болатынын түсіндіріңіз. Осылайша жетекшінің жүктемесін біртіндеп азайтып, жұмыс барысын жақсартуға әрі команданың дамуына жол ашуға болады.

Егер қызметкер бастама көтермесе, алдымен оның себебін анықтап алған жөн. Бұған шамадан тыс жүктеме немесе ресурстың жетіспеуі себеп болуы мүмкін. Бұдан бөлек қызметкердің жауапкершілікті өз мойнына алып үйренбеген болуы мүмкін.

Жұмысты пысықтауға уақыт қалдырып отырыңыз. Мысалы, нәтиже бір аптадан кейін қажет болса, тапсырманы орындау мерзімін бес күнге белгілеген дұрыс. Сонда соңғы сәтте бірдеңені түзету қажет болса, оған екі күндей уақыт қалады.

Жұмысты өзгеге дұрыс тапсыра білетін компания басшылары бәсекелестеріне қарағанда орта есеппен үштен бірге артық табыс табады. Барлығын өзі атқаратын кәсіпкер ақырында бизнестің әрі қарай өсуіне кедергі келтіре бастайды.