Как сэкономить на расчетах с поставщиками

В бизнесе нет универсальной формулы, как платить поставщикам меньше и не потерять в качестве товара или скорости доставки. То, что работает для одной компании, может оказаться убыточным для другой. Многое зависит от объемов закупок, логистики, сезонных цен и личных договоренностей. Разбираемся, как оптимизировать расходы и где можно сэкономить.

Категоризация товаров

Закупки удобнее планировать по группам: например, мясо, молочная продукция, напитки и упаковка.

У одного поставщика мясо может быть дешевле, а молочка — дороже рынка. В таком случае выгодно делать закуп по категориям у разных партнеров.

Разделив товары на группы, можно гибко регулировать объемы, частоту поставок и условия оплаты. Например, кофейня закупает зерно, молоко и выпечку. Зерно можно брать на месяц вперед, молоко — раз в неделю, а выпечку — каждый день. Такой график помогает снизить риск порчи товара, а значит, убытков.

Иногда выгоднее закупать у одного поставщика. Например, поставщик молочных продуктов может предложить выпечку со скидкой, так как кафе уже берет у них молочку. В итоге общий счет за заказ будет ниже, чем при работе с разными партнерами. Бесплатная доставка при определенном объеме и бонусы за лояльность тоже увеличивают выгоду.

Таким образом, при расчете учитывайте не только цену, но и доставку, хранение, возможные скидки. Сравнивайте предложения поставщиков и выбирайте наиболее выгодные. Раз в 3–6 месяцев полезно пересматривать условия, потому что цены зависят от сезона.

Закупка напрямую у производителя

Прямые поставки выгодны, если объем заказов достаточный, чтобы покрыть затраты на хранение и логистику. Например, кафе берет зерно сразу на месяц — это поможет сэкономить 15–20% без посредников. Но если расход маленький, крупная партия испортится, и выгоды не будет.

Важна и инфраструктура — холодильники, морозильники, склад. Если придется покупать или арендовать оборудование, то надо посчитать, за сколько месяцев экономия через прямые поставки покроет эти расходы.

Еще одно условие — стабильный спрос. Когда поток клиентов скачет, легко остаться с излишками или переплатить за срочные закупки у посредников.

Прямая закупка сэкономит деньги только в том случае, если вы заранее рассчитаете: сколько реально будет стоить каждая единица товара с учетом доставки, хранения и возможных потерь. Если же в пересчете на небольшие партии услуги посредников обходятся дешевле, то выгоднее закупаться у них.

Объединитесь с другими предпринимателями

Небольшие компании могут объединиться, чтобы закупаться по оптовой цене и разделить расходы на доставку. Для этого нужен координатор, который соберет заявки и договорится с поставщиком. Можно заключить общий договор и указать обязанности всех участников.

Работайте по фиксированным ценам

Можно договориться с поставщиком о фиксации цены на 3–6 месяцев. Это защищает от скачков цен и инфляции. Поставщик, в свою очередь, получает гарантию, что вы будете закупаться у него регулярно. Главное — прописать в контракте цены, срок действия договора и условия поставки. Это дает стабильность обеим сторонам и помогает планировать бюджет.

Бартер

Если вы продаете товары или услуги, можно договориться с поставщиком о взаиморасчетах: вы получаете от него нужный товар, а взамен предоставляете свой продукт или услугу. Например, кафе может расплатиться с полиграфией за рекламные материалы сертификатами на обеды, которые типография потом использует для своих сотрудников. Важно зафиксировать условия: срок действия, эквивалент стоимости и порядок передачи.

Быстрый расчет

Некоторые поставщики снижают цену, если оплатить заказ в день отгрузки или до нее. Для компании это может означать необходимость быстро найти деньги — например, использовать овердрафт или краткосрочный кредит.

Если поставщик дает скидку 5%, а банк берет 2% за месяц пользования средствами, то выгода составит разницу. Допустим, оплата заказа после получения составляет 800 000 тенге. С учетом скидки в день отгрузки можно сэкономить:

800 000 ₸ — 5% = 760 000 ₸

Если компания берет заем в банке 760 000 тенге, то через месяц нужно вернуть:

760 000 ₸ + 2% = 775 200 ₸

Таким образом, компания экономит 24 800 тенге.

Однако если ставка по займу выше размера скидки, сэкономить не получится.

Закупка в сезон низких цен

Цены на многие товары меняются в течение года. Если продукт можно хранить долго без потери качества, то выгодно закупать его в период минимальных цен и держать запас на несколько месяцев. Например, сахар и крупы имеют большой срок хранения. Сахар обычно дешевле осенью, разница в цене может достигать 100–200 тенге за килограмм — это дает заметную экономию при больших объемах закупок.

Использование бизнес-карт с кешбэком

Корпоративные карты некоторых банков позволяют вернуть часть расходов или получить дополнительные скидки у партнеров. Например, клиенты, открывшие карту в Alatau City Bank Business, автоматически становятся участниками программы лояльности. С каждой покупки начисляется 1% кешбэка. При больших оборотах даже несколько процентов возврата могут заметно снизить фактическую себестоимость закупок.

Экономия на расчетах с поставщиками зависит от объемов закупок, условий доставки, сезонных колебаний цен и выбранного формата сотрудничества. Универсального решения нет — подход нужно подбирать под конкретный бизнес. Регулярный пересмотр условий и расчет полной стоимости с учетом всех факторов помогает находить наиболее выгодные варианты.