Қоғамдық тамақтандыру орындарында азық-түлікті есептен шығару: жоғалған табысты қайтару жолдары

Қазақстанда қоғамдық тамақтандыру саласы дамып келеді, бірақ сонымен бірге басқарудағы қателіктер саны да артып келеді. Кейбір мекемелер жылдам дамып жатса, дәл сондай қонақ ағыны бар басқа мекемелерде үнемі азық-түлік пен ақша «жоғалады». Мұның себебі — есептеудегі ретсіздік. Бүгінгі таңда есептеумен, қоймамен және өзіндік құнмен сауатты жұмыс нарықта қалудың негізгі факторына айналды. HoReCa Expert жобасының жетекшілері Евгений және Сергей Бондаревтармен бірге кафелер мен мейрамханалардың қалай азық-түлік пен ақшаның қайда «жоғалатынын», ең жиі шығын әкелетін тұстарды және есепті тиімді жүргізуге көмектесетін жүйелерді талқылаймыз.

Есептеу және есепке алу бағдарламалары

Тұрақты жұмыс істейтін мекеменің басты айырмашылығы — есептегі тәртіп. Ол технологиялық карталардан басталады. Мәзірдегі әр тағам мен сусынға жеке есептеу жасалады: қандай өнім қажет, қанша мөлшерде, өңдеу шығыны, өзіндік құны және түпкілікті бағасы — бәрі нақты көрсетілуі тиіс.

Әр тағам сатылған сайын қоймадан тиісті өнім мөлшері автоматты түрде есептен шығарылуы керек. Егер калькуляция болмаса немесе ол бағдарламаға енгізілмесе, есептеу жорамалға айналады: қалдық сәйкес келмейді, өзіндік құн бұрмаланады, ал келетін кірісті дәл бағалау мүмкін емес.

Басты қадам — сатуды, есептен шығаруды және қалдықтарды тіркейтін есептеу бағдарламасын енгізу. Қазақстан нарығында көбіне кассаны, қойманы және қаржылық есепті автоматтандыратын жүйелер — iiko, R-Keeper, Poster POS және Dodo IS пайдаланылады.

Сала онлайн-кассалар мен фискалдық деректердің цифрлануына көшкен сайын, мұндай шешімдер стандартқа айналуда: олар CRM және бухгалтериямен біріктіріліп, түсім, өзіндік құн және шығын жөнінде есептерді қалыптастырады. Бұл мекеме иесіне айналымды ғана емес, сонымен қатар әр тағамның нақты маржасын көруге мүмкіндік береді.

Тексеру барысында бастапқы деректердің нақты қалдықтармен сәйкес келуі — жақсы көрсеткіш. Егер алшақтық 3–5%-дан асып кетсе, есептеуден қате кетті деген сөз. Мұның ықтимал себептері: аспаз тамақ пісіргеннен кейін азық-түлікті есептен шығармады, жеткізу жүйеге енгізілмеді немесе қоймашы деректерді қолмен өзгертті.

«Есеп жүргізу — бұл жай бағдарлама емес, мәдениет. Кез келген бағдарламаны сатып алуға болады, бірақ есеп анда-санда жүргізілетін болса, оның еш пайдасы жоқ. Ең бастысы — жүйе емес, тәртіп: әркім не үшін жауапты екенін біліп, деректерді уақытында енгізуі керек. Жақсы бағдарламалар орнатылған ондаған мекеме көрдік, бірақ оны ешкім дұрыс пайдаланбағандықтан, сандар бір-біріне сәйкес келмейді».

Қолмен есептен шығару және жасырын шығын

Барлық операция автоматты түрде орындала бермейді. Шығын, бүліну және мерзімі өткен тауарлар қолмен, көбінесе акті арқылы тіркеледі. Онда күні, тауардың санаты, себебі және жауапты қызметкер көрсетіледі. Құжатқа әдетте екі адам — аспаз немесе қоймашы (материалдық жауапты тұлға ретінде) және әкімші немесе басқарушы қол қояды. Олар есептен шығару фактісін растайды.

Автоматты есептен шығару тек өңдеу кезінде салмағын жоғалтатын өнімдерге қолданылады.

«Мысалы, қызанақ немесе басқа көкөністерді тураған кезде салмағының бір бөлігін жоғалтады. Сондықтан шығын пайызын, айталық, 10% алдын ала анықтап алу керек. Сол кезде, егер кіріске бір килограмм енгізілсе, жүйе шығыс салмағы 900 грамм болатынын бірден ескереді. Бұл нақты өзіндік құнды алдын ала білуге мүмкіндік береді».

Асүйде ақша тек азық-түлікке ғана жұмсалмайтынын айта кету керек. Шығынның көзге көрінбейтін негізгі бөлігі — шығын материалдары мен химиялық заттар: қолғаптар, ысқыштар, пакеттер, майлықтар, жуғыш заттар, бір реттік қаптамалар. Олар азық-түлікке жатпайтындықтан, әдетте есепке алынбайды. Көрер көзге ұсақ-түйек болып көрінгенімен, ай соңында бұл шығындар түсімнің 1%-ынан асып кетуі мүмкін, ал ірі мекемелерде тіпті 2–3%-ға дейін жетеді. Мұндай шығындарды ай сайын есепке алып, олардың қалай өзгеретінін бақылау қажет.

Есептен шығаруды бақылау және үнемі тексеру жүргізіп тұру — басқарудың маңызды құралы. Тексеруді жүйелі түрде жүргізу керек: біреулер күн сайын ауысымның соңында, кейбіреулері аптасына бір рет санаттар бойынша жүргізеді — ет, көкөністер, тұздықтар, алкоголь. Негізгі позициялар бойынша сәйкестік есептің тиімділігін көрсетеді, ал үлкен алшақтықтар тәртіпті тексеруге себеп болады.

Форс-мажор және қателермен жұмыс

Банкеттер мен арнайы іс-шаралар — тәуекел аймағы. Сатып алу жоспары алдын ала жасалады, азық-түлік көбінесе нақты тапсырыс бойынша сатып алынады. Клиент соңғы сәтте банкеттен бас тартса, мейрамхана тікелей шығынға ұшырайды. Бұған жол бермеу үшін мекемелер кем дегенде 50% алдын ала төлем алады. Бұл сома банкеттен бас тартқан кезде қайтарылмайтын кепілақы ретінде тіркеледі.

Бірақ форс-мажор жағдайлары клиенттердің тарапынан ғана бола бермейді. Қателер мен шығын тауар бүлінгенде, қате есепке алынғанда немесе қате есептен шығарылған кезде, команда ішінде де орын алуы мүмкін.

«Егер адам бір рет қателессе — түзетеміз. Жүйелі түрде қателессе, онымен қоштасамыз. Кейде біз оған стандарттарды қайта тапсыруға, біліктілігін тексеруге тағы бір мүмкіндік береміз. Және тағы бір маңызды жайт: әр ауысымның соңында менеджер қызметкерлерге олардың қателіктері мен жетістіктері туралы айтуы керек. Сол кезде олар өседі, ал стандарттар төмендемейді».

Шығынды қалай азайтуға болады

Бақылау болмаса әрі рөлдер дұрыс бөлінбесе, ең жақсы бағдарламаның өзі сізді құтқара алмайды. Қызметкерлер сәйкес келмейтін функцияларды атқармауы керек: аспаз кірісті жазбайды, қоймашы төлемді бекітпейді, ауысым менеджері өзіндік құнды түзетпейді. Бұл мәселенің жартысы ғана. Жүйенің дұрыс жұмыс істеуі үшін ретсіздік пен ысырапты болдырмайтын қарапайым, бірақ қатаң ережелерді сақтау маңызды.

• Төлем тек қолма-қол ақшасыз және қашықтан қабылданады. Қызметкерлердің қолма-қол ақша алуына жол бермеу керек. Бұл шара «пара беруді» және жеткізушілермен келісуді болдырмайды.
• Жүйеге кірісті аспазшы да, қоймашы да емес, тек сенімді тұлға немесе бухгалтер енгізеді. әйтпесе деректерді қалдыққа қарап «түзетуге» тура келеді.
• Меншік иесі бүкіл сатып алуды бақылайды. Тым болмағанда — ненің және қандай сомаға тапсырыс берілгенін көру. Ең дұрысы — төлемді жеке мақұлдау.
• Ауысым жетекшісі қабылдауға жауап береді: ол жүкқұжаттарды, тауарлардың жарамдылық мерзімі мен сапасын тексереді. Жеткізушілер кейде жарамдылық мерзімі қысқа өнімдерді әкеледі, сондықтан қабылдаған кезде барлығын мұқият тексеру маңызды. Егер мерзімі өткен тауар немесе сәйкессіздік анықталса, тауарлар бірден қайтарылады.

Қысқаша чек-лист

Бірден тәртіп орнатып, жиі кездесетін қателіктерге жол бермеу үшін:

• автоматтандырылған тіркеу жүйесін енгізу және қызметкерлерді оны қолдануға үйрету
   
• жауапкершілікті нақты бөлу
   
• тұрақты түрде тексеру жүргізу
   
• өзіндік құн мен фудкостты талдау
   
• шығын материалдарының үлесі айналымның 1%-ынан асып кетпеуін бақылау
   
• жеке қаржыны мейрамхана қаржысынан бөлек жүргізу қажет
   

Дұрыс жүргізілген есеп мейрамхана жұмысын ретке келтіріп қана қоймай, оны жүйелі, басқаруға және болжауға болатын бизнеске айналдырады. Иесі нақты деректерге сүйенсе, ретсіздік те, шығын да болмайды. Нәтижесінде бәрі қарапайым ережеге негізделеді: есеп бар жерде — тәртіп бар.