Инвентаризация и учет в кофейне: зачем это нужно и как не усложнять
Когда запускаешь небольшую кофейню или корнер, кажется, что инвентаризация — это история для сетей и больших ресторанов. На практике именно отсутствие учета чаще всего и съедает прибыль у маленьких проектов.
Инвентаризация необходима для понимания, куда у тебя реально уходят деньги.
Зачем она нужна даже маленькой кофейне
Без учета:
- непонятна реальная себестоимость чашки
- молоко и зерно тают незаметно
- сложно отличить ошибки от системных проблем
С учетом:
- видно перерасход
- проще управлять командой
- бизнес становится прогнозируемым
Как часто считать без фанатизма
Рабочая и простая схема:
- Бар — раз в две недели. Считаем зерно, молоко, сиропы, стаканы.
- Склад — раз в месяц. Считаем все запасы, которые не крутятся ежедневно.
Регулярность важнее идеальной точности. Лучше просто и стабильно, чем идеально и никогда.
Недостача и излишки на практике
- Недостача — продукта меньше, чем должно быть. Чаще всего это переливы, лишние шоты, ошибки в работе.
- Излишек — продукта больше, чем в учете. Обычно ошибка в документах, а не реальная прибыль.
Излишек не «покрывает» недостачу — это просто сигнал, что где-то сломался процесс.
Какие недостачи считаются нормальными
Для кофейни нормой считается до 3–5% по продуктам.
Если больше — это уже повод разбираться в рецептах, обучении и контроле, а не искать виноватых.
Нужно ли удерживать с зарплаты сотрудников
На практике:
- небольшие недостачи — это расход бизнеса
- повторяющиеся ошибки — зона обучения
- грубые нарушения — решаются отдельно
Страх не делает бизнес прибыльнее. Понятные правила — делают.
Где вести учет
На старте подойдут таблицы. Когда появляется поток — Poster, iiko и аналоги сильно упрощают жизнь: автоматическое списание, понятная себестоимость, меньше ошибок.
Инвентаризация нужна для ясности и отвечает на простой вопрос: «Я зарабатываю или просто много работаю?». Даже в маленькой кофейне учет — это опора, а не нагрузка.